PDF 詢價單轉 Excel：PoC 要驗收哪些項目？
開始從電子零組件與設備商的詢價流程出發，整理欄位正確性、明細完整性、Excel 可用性、人工覆核與例外處理的 PoC 驗收方法。
AI 把 PDF 裡的文字抓出來，再匯出一份 Excel，展示起來很有感。但業務真正想知道的通常是：這份表格能不能拿來工作？還是最後仍要重新看一次文件？
對電子零組件代理商、工業電腦供應商或設備商來說，料號少一個字、數量單位看錯，後面報價與採購就可能跟著出錯。PoC 的驗收應該從實際工作往回設計。
先決定這次要處理哪一種文件
假想一家台北電子零組件代理商，想整理客戶的 PDF 詢價附件。第一階段可以限定為幾種已確認的版型，輸出公司既有的 Excel 欄位，最後由業務助理覆核。這是示意情境，不是既有客戶案例。
先把文件類型分清楚：詢價單可能只有數量與希望交期；報價單才可能帶有價格。原文件沒有的價格、稅別或交期，不能因為 Excel 有欄位，就要求 AI 自行補齊。
需要先確認的欄位包括：客戶料號、內部料號、品名、規格版本、數量、單位、需求日期、幣別，以及備註。價格、稅別或交貨條件則依文件實際有無提供而定。
驗收前，先準備一份真正沒看過的測試集
測試文件要涵蓋原生 PDF、掃描件、跨頁表格、空白欄位、相似料號與不同語言。用來調整提示詞或規則的文件，與最後驗收用的文件要分開。
可以先用一個可管理的小樣本建立測試表，再逐步增加客戶、版型與例外。樣本數與分布應由風險與實際文件種類決定；十份文件全對，只能代表這十份通過，不能宣稱所有文件都能處理。
Microsoft 的文件辨識說明指出，文件格式差異會影響表現，也建議納入人工覆核。這支持一個實務做法：用自己的代表性文件驗證，而不是只接受工具展示。
建議把驗收分成六個面向
| 面向 | 實際要測的事 | 驗收時留下的證據 |
|---|---|---|
| 欄位正確性 | 料號、數量、日期、幣別是否忠於原文 | 逐欄對照表與錯誤分類 |
| 明細完整性 | 是否漏列、重複列，或把不同頁的資料錯配 | 原始明細列與輸出列的對照 |
| Excel 可用性 | 匯出後能否排序、篩選、比對與匯入 | 實際開啟及下游測試紀錄 |
| 例外處理 | 看不清楚、缺資料或格式不符時會怎麼做 | 待覆核清單與錯誤訊息 |
| 作業時間 | 上傳、處理、覆核、修正與重跑共花多久 | 與人工基準相同範圍的工時紀錄 |
| 可追溯與可交接 | 能否回到來源文件、頁碼與處理版本 | 來源索引、操作說明與維護窗口 |
料號要用字串保存，單位要分開確認
例如 0012-A 的前導零不能消失，10 PCS 與 10 BOX 不能只留下數字 10。原始文字與正規化結果最好分欄，讓人能看出系統做了什麼轉換。
製造業詢價若涉及圖號、版次、公差或材料，也要把欄位定義寫清楚。文件寫的是舊版圖號時，系統應標示來源與待確認事項；不能自行判斷可以換成最新版。
不要只用一個「總準確率」交差
建議至少分開看：
- 欄位正確率：正確擷取的欄位數，除以有標準答案的應擷取欄位數；缺值與錯值都要計入。
- 明細列召回率：正確找到的應有明細列，除以標準答案中的明細列總數。另記誤增列數，避免只看召回而忽略多抓資料。
- 整份可交付率：在約定品質與覆核規則下，可以交付下一站的文件比例。
- 漏攔錯誤率：實際有誤，卻沒有被系統攔到待覆核流程的案例比例。
料號、數量與幣別應分開列結果。不能讓大量容易辨識的品名，掩蓋少數高影響欄位的錯誤。
「信心分數高」不能取代驗收
有些文件辨識服務會提供信心分數，但不是所有欄位都有，也不是所有模型的分數都能用相同方式解讀。更不能把語言模型自述的「我有 95% 把握」，直接當成經過驗證的正確機率。
實務上，可以利用工具提供的分數協助分流，再用保留的測試集確認門檻是否真的能攔下錯誤。Microsoft 的透明度說明也建議，以符合自身用途的試行或 PoC 理解信心值與擷取品質。
一張驗收表，讓通過與不通過都說得清楚
以下是「怎麼約定」的範例，不是固定建議門檻：
| 驗收項目 | 可採用的約定方式 |
|---|---|
| 關鍵欄位 | 保留測試集中，料號、數量與幣別的錯誤都要列出；漏攔錯誤未達約定門檻就不通過 |
| 缺值 | 原文沒有的資料必須留白或標示待確認，不能自行推測 |
| 人工覆核 | 由實際使用者完成，記錄每份覆核與修正時間 |
| 重複送件 | 同一文件重送時，不得在下游無提示地重複建立資料 |
| 系統失敗 | API 逾時或檔案損壞時，要保留狀態，讓使用者知道是否能重試 |
| 下游匯入 | 先在測試區驗證；需要正式寫入 ERP 時，另外驗收權限、欄位與重複資料控制 |
PoC 第一階段可以先交付「可追溯、可覆核的 Excel」。如果後續要直接寫進 ERP，那是下一個需要驗收的範圍，不應因為能匯出 Excel 就視為已經完成。
最後要驗收的，是整段流程的時間與品質
如果 AI 處理文件只花很短時間，但覆核者必須重新讀完整份 PDF，省下的時間可能有限。把覆核、修正與例外處理都算進去，才比較接近使用者的真實感受。
開始前，先帶一份代表性文件、一份理想輸出的 Excel，以及三個最不希望發生的錯誤。這三樣東西，通常比一長串模型規格更能幫助定義 PoC。
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參考資料
資料查核日期：2026 年。本文驗收清單是工程模擬規劃建議；實際門檻需由使用部門依風險、樣本與用途共同訂定。